たきざわ法律事務所

電子帳簿保存法はどう対応する?いつから義務化?対象企業や要件をわかりやすく解説

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電子帳簿保存法の改正法が、令和4年(2022年)1月1日から施行されています。では、電子帳簿保存法の改正に対して、企業はどのように対応すべきなのでしょうか?

 

今回は、改正電子帳簿保存法の概要を解説するとともに、企業が行うべき対応について弁護士が詳しく解説します。

 

電子帳簿保存法とは

電子データ

 

電子帳簿保存法の正式名称は、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。

 

この法律では、電子計算機(パソコンなど)を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法などについて、法人税法や所得税法など各税法の特例を定めています。

 

法律の目的は「情報化社会に対応し、国税の納税義務の適正な履行を確保しつつ納税者等の国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減する等のため」とされており、納税者の負担軽減と適正な納税とのバランスをはかっている法律であるといえます。

 

さまざまな税法においては、原則として帳簿などの証拠書類は紙で保存することとされています。しかし、これはパソコンやインターネットが普及し、請求書などのデータを電子でやりとりすることが増えている現状に則しません。

 

そのため、適切なルールに則っているのであればデータのままで証拠書類を保存しても差し支えないとの考えのもと、データで保存する際のルールを定めたのがこの法律です。

 

電子帳簿保存法は1998年に開始され、以後改正が繰り返されてきました。2022年(令和4年)1月1日から施行される改正法では、抜本的な見直しがなされています。

 

電子帳簿保存法の対象企業

 

電子帳簿保存法の対象は、「国税に関する法律の規定により国税関係帳簿書類の保存をしなければならないこととされている者」です。つまり、納税義務のあるすべての個人や法人が、この法律の対象となっています。

 

中小零細企業や個人事業主であるからといって、適用が除外されるものではありません。

 

電子帳簿保存法2022年1月の主な改正点

法律

 

電子帳簿保存法は、2021年度(令和3年度)の税制改正において抜本的な改正がなされました。この改正は、原則として2022年1月1日から施行されることとなっています。

 

この改正による主な改正点は、次のとおりです。

 

事前承認手続きが廃止された

 

これまで、電子的に作成した国税関係帳簿を電磁的記録により保存する場合には、事前に税務署長の承認が必要であるとされていました。

 

しかし、税務署長の承認を得る手続きは事業者にとって事務負担は小さいものではありません。この負担を軽減するため、改正により事前承認は不要となっています。

 

なお、施行日前に受けていた税務署長の承認は、改正法の施⾏日以後も有効です。ただし、施行日前に受けた承認にしたがって電子保存をする場合には、施行日前の比較的厳しい要件での電子保存を続けなければならないので注意しましょう。

 

施⾏日前に承認を受けていた企業が施⾏日以後の緩和された要件のもとで電子保存を行いたい場合には、取りやめる旨の届出書を提出するなど、承認を取りやめる一定の⼿続きが必要となります。

 

タイムスタンプ要件が緩和された

 

電子帳簿保存法において、書類をスキャンして電子保存する場合には、原則としてタイムスタンプの付与が必要とされています。タイムスタンプとは、ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降に改ざんがされていないことを証明する技術のことです。

 

従来は、書類を受領した人が書類に自署したうえで、受領から3日以内にタイムスタンプを付与することとされていました。しかし、これは書類を受領する者が支店に勤務しているなど総務機能を持つ事務所が離れている場合などでは対応が難しく、現実的ではありません。

 

改正により、このタイムスタンプの付与期間が、最長2ヶ月7日以内へと伸長されています。また、電子データについて訂正や削除を行った場合に、これらの事実と内容をクラウドサービス上などにおいて確認することができるときは、タイムスタンプの付与を省略することが可能です。

 

検索要件が緩和された

 

電子保存されたデータについて、従来は細かな項目で検索できることが要件とされていました。改正により、これが次の3項目でのみ検索できれば良いこととされます。

 

  • 取引年月日その他の日付

  • 取引金額

  • 取引先

 

検索をするための具体的な方法としては、次のような手段が考えられます。

 

  • 検索機能を持つ専用ソフトで対応する

  • 保存するファイル名で検索できるように対応する(検索に必要な項目をファイル名とするなど)

  • Excelなどで索引簿を作成し、ファイルと関係づけて検索できるように対応する

 

また、税務調査などの際に電磁的記録のダウンロードの求めに応じる場合には、範囲指定や項目を組み合わせて条件を設定できる機能の確保が不要となりました。

 

電子取引データは電子データのまま保存すべきとされた

 

取引先などから電子で送られてきた請求書や領収書などのデータについて、従来はプリントアウトをして紙で保存することも容認されていました。改正後は、電子データで送られたデータについては、電子データのまま保管すべきこととされています。

 

他の2つの改正ポイントとは異なり、これだけは対応する企業の負担が増加する可能性があるでしょう。そのため、後ほど解説するように、対応に猶予期間が設けられています。

 

参照元:電子帳簿保存法が改正されました(国税庁)

 

 

 

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電子帳簿保存法における3つの区分

スキャナー

 

電子帳簿保存法では、保存すべき書類の種類に応じて、保存方法が3つに区分されています。「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引」それぞれの内容と注意点は、次のとおりです。

 

電子帳簿保存

 

電子帳簿保存とは、電子的に作成した帳簿や書類をデータのまま保存することです。電子帳簿保存の対象は、会計ソフトなどで電子的に作成した帳簿や、電子的に作成した国税関係書類などです。

 

これらの書類は電子データで保存しても構いませんし、従来どおり紙で保存しても構いません。ただし、これらの書類を紙ではなく電子データで保存するためには、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成することなどの要件を満たすことが必要です。

 

なお、上で解説をしたとおり税務署長の事前承認制度は令和4年1月1日施行の改正法により廃止されていますので、電子データで保存する場合であっても事前承認を受ける必要はありません。

 

スキャナ保存

 

スキャナ保存とは、紙で受領した書類や紙で作成した書類をスキャナ機やスマートフォンなどで読み取って、画像データで保存することです。こちらも税務署長の事前承認制度は2022年(令和4年)1月1日施行の改正法により廃止されていますので、スキャナ保存をするにあたって事前承認を受ける必要はありません。

 

スキャナ保存の対象は、契約書や請求書、見積書、領収書、納品書などの取引関係書類や、貸借対照表や損益計算書、棚卸表などの決算関係書類です。紙で受領したり作成したりしたこれらの書類については、引き続き紙のまま保存することも、電子データとして保存することも認められています。

 

電子データとして保存する場合には、原則として先ほど解説したタイムスタンプを付したうえで、検索要件を満たすことが必要です。ただし、一定の要件を満たした場合には、タイムスタンプを省略しても構いません。

 

また、電子データを改ざんしたり隠ぺいしたりするなどして申告漏れが生じた場合には、通常の重加算税がさらに10%加重される重いペナルティ措置が取られます。電子データであれば多少改ざんしてもバレないだろうなどとは、絶対に考えないようにしましょう。

 

電子取引

 

電子取引とは、電子的に授受した取引情報を電子データのままで保存することです。

 

従来は、電子で受け取ったデータをプリントアウトして紙で保存することも認められていました。しかし、改正によって、電子で受け取ったデータは電子のまま保存すべきこととされています。

 

電子取引の対象となるものは、メールやウェブサービス上で受領した領収書や請求書などです。なお、インターネットを用いた通信販売で購入した領収書などがすべて電子取引の対象となるわけではなく、通信販売であっても商品への同封などにより紙で領収書などが送付される場合には、これに該当しません。

 

商品の購入方法などで分類されるわけではなく、あくまでも領収書や請求書が電子データで交付されるかどうかがポイントです。

 

電子取引の保存には、「真実性の要件」と「可視性の要件」の2つの要件が課されています。それぞれを満たすために行うべき対応は、次のとおりです。

 

真実性の要件

 

真実性の要件を満たすためには、次の1から4のいずれかを行うことが必要です。

 

  1. タイムスタンプが付された状態で取引情報を受け取る
  2. 取引情報を受け取ったあと、または通常の業務処理後速やかにタイムスタンプを押すとともに、保存を行った人などの情報を確認できるようにしておく
  3. データの訂正や削除の履歴が記録されるシステム、またはデータの訂正や削除が禁止されたシステムで取引情報を受け取って保存する
  4. 不当な訂正や削除の防止に関する事務処理規程を整備し、運用する

 

可視性の要件

 

可視化の要件を満たすためには、次の措置を取る必要があります。

 

  • 保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタとこれらの操作マニュアルを備え付け、画面や書面に整然とした形式かつ明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと

  • 電子計算機処理システムの概要書を備え付けること

  • 検索機能を確保すること

 

先ほど解説したように、このうち検索機能については、2022年(令和4年)1月1日に施行された改正法により求められる要件が緩和されています。

 

電子帳簿保存法の対応義務化はいつから始まる?

2024年

 

改正電子帳簿保存法は、2022年(令和4年)1月1日から既に施行されています。ただし、電子データを、プリントアウトした紙ではなく電子データのまま保存する義務については、2023年(令和5年)12月31日までの間は猶予期間とされました。

 

主に中小企業などでは、施行日までに対応できないケースが少なくないと見込まれたためです。その結果、このルールは2024年(令和6年)1月1日から義務化されることとなっています。

 

電子帳簿保存法への対応がまだできていない企業は、猶予期間中に対応体制を整えておくようにしましょう。

 

 

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電子帳簿保存法に対応しなかった場合の罰則

 

電子帳簿保存法自体には、罰則の定めはありません。しかし、電子データのまま保存すべき電子データを削除してプリントアウトをした紙のみで保存した場合など、電子帳簿保存法の要件を満たさない形で保存した書類は正式な国税関係書類とは認められず、税制上の優遇措置を受けられない恐れがあります。

 

また、スキャナ保存をした電子データについて偽装や隠ぺいなどの不正事実があった場合には、紙の書類を偽造した場合などと同様に不足した納税額の納付に加えて重加算税が課される可能性があるほか、重加算税がさらに10%加重されます。

 

過少に申告した場合に課される重加算税はそもそも原則として35%と高率ですが、これにさらに10%が加算されるため、不足した納税額の45%(=35%+10%)が追加徴収されるということです。

 

まとめ

 

電子帳簿保存法は、税務申告の基礎となる書類を電子でやり取りしたり保存したりすることのある、すべての法人や個人に関連する法律です。改正法は既に施行されていますので、対応できていない事業者にとって、対応は急務であるといえるでしょう。

 

特に、電子データをプリントアウトした紙ではなく電子データのまま保存すべきとする改正については対応の準備ができていない企業も多く、2023年(令和5年)12月31日までの猶予期間中に体制を整備しなければなりません。

 

たきざわ法律事務所では、企業の電子帳簿保存法への対応をサポートしております。電子帳簿保存法への対応でお困りの際には、ぜひたきざわ法律事務所までご相談ください。

 

 

 

 

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