たきざわ法律事務所

労働者に「退職代行」を使われた場合の会社の対処方法は?未然に防止するための対策

この記事を書いた弁護士は…

 

 

 

 

退職代行サービスとは、会社に対し直接退職の意思を伝えることが難しい労働者の方に代わり、退職意思の伝達や対処を行うサービスです。若者を中心に急速にサービスの普及が進んでいます。

 

では、労働者の方に退職代行を使われた企業は、どのように対処すれば良いのでしょうか?今回は、労働者に退職代行サービスを使われた場合の対処法と、未然に防止する方法について解説します。

 

退職代行サービスの概要と業者の種類

退職代行

 

労働者の方が現在の職場を退職しようと決意を固めたとしても、退職したいことを上司に伝えることは勇気の要ることです。

 

厚生労働省発表のプレスリリースによれば、退職時のトラブルに関する相談件数はここ10年で2倍に増えており、トラブルになりやすい事柄であるといえます。このような背景から近年、退職代行サービスの利用者が増加しているのです。

 

一口に「退職代行サービス」といっても、大きく次の3つに分類できます。

 

  • 弁護士が行う退職代行

  • 一般の退職代行業者

  • 退職代行ユニオン

 

退職代行サービスは、退職したい労働者本人に代わり会社に対し退職の意思を伝え、退職手続きを代行するサービスです。利用する労働者の方は、退職する企業と一切やり取りをすることなく、自分で辞めるよりもスムーズに退職できることがメリットです。

 

弁護士が行う退職代行

 

退職代行サービスには、弁護士が行うものがあります。

 

弁護士以外が行う退職代行サービスでも、退職の意思を伝えること自体は適法です。しかし、退職に伴ってトラブルとなりやすい業務の引き継ぎや未払いの残業代、損害賠償などの代理交渉まで行うことができるのは、弁護士が退職代行サービスを行う場合だけです。

 

一般の退職代行業者

 

弁護士のいない退職代行サービス業者も多く存在します。

 

このような退職代行サービス業者が労働者の方の退職交渉をすることは非弁行為であり、違法性があります。そのため一般の退職代行業者の場合、交渉を行うことはできず、労働者の方の退職の意思伝達だけができるにとどまります。

 

会社側からすると、労働者の方から退職の意思表示を受けたとしても、退職にまつわる交渉等をするためには、労働者の方本人と連絡を取らなければなりません。

 

退職代行ユニオン

 

先述のとおり、一般の退職代行サービス業者が労働者の方の退職交渉をすることはできません。しかし、弁護士が行う退職代行以外に、労働組合であれば会社と交渉や話し合いをすることは法律で認められています。

 

退職代行サービス業者の一部は、誰でも加入ができる合同労組(ユニオン)と呼ばれる労働組合を結成しています。そして、会社を退職したい労働者の方が、退職代行サービス業者のユニオンに加入します。

 

そして、退職したい労働者の方から依頼を受けた退職代行ユニオンは、労働組合としての活動として、労働者の方に代わり会社との交渉を行うのです。

 

労働者に退職代行を使われるとどうなる?

退職願

 

退職代行サービス業者から突然、連絡が来ます。そして労働者には退職の自由があるため、引き留めることはできず、会社から一人分の労働力が欠けてしまうことを意味します。

 

退職代行業者から突然メールや連絡が来る

 

労働者の方に退職代行サービスを使われると、会社宛てにメールや郵送、電話で連絡が来ます。会社側からすると、ある日突然連絡が来るのです。

 

その内容は、概ね次のような旨を伝えられることが多いようです。

 

  • 当該労働者は本日より出社できない

  • 有給休暇を消化したうえで退職したい

  • 以後の連絡は退職代行会社へして欲しい

 

連絡手段は、電話のような話し合いが可能な機器が使われることもあります。

 

しかし、退職したい労働者の方は、そもそも会社側と交渉をしたくないからこそ退職代行サービスを利用した可能性が高いと考えられます。退職を思いとどまってもらうなど、事態が改善するような提案はできないと考えるべきです。

 

労働者には退職の自由があるため引き留められない

 

民法627条にでは、次のように定められています。

 

当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から2週間を経過することによって終了する。

 

この規定は、労働者の方に退職代行サービスを使われたケースでも適用されるため、その労働者の方が正社員であれば、退職を認めることになります。

ただし、期間の定めのある労働契約の場合には、基本的に期間の途中で退職することはできません。

 

また、退職を申し出た労働者の方に対し、会社側から退職しないよう説得することやお願いをすること自体は違法ではありません。しかし、最終的な判断は労働者の方に委ねられています。

 

そして、このような交渉に対し、退職代行サービスを利用する労働者の方が応じてくれる可能性は低いため、説得やお願いに応じてくれないことに留意しておかなければなりません。

 

会社に残る労働者の負担が増す

 

労働者の方に退職代行サービスを使われると、一人の労働者が突如として職場から欠けることになります。そうなると、会社に残された労働者たちは業務量が突然増えることになります。

 

このように、会社に残る労働者の方々の業務が増えることで、彼らも不満を抱えるようになる可能性があります。退職代行サービスを使われたケースでは、その労働者の方以外の会社に残る労働者の方々に対してもフォローが必要といえます。

 

退職の連鎖が起こり得る

 

労働者の方に退職代行サービスを使われ、一人の労働者が突如として職場から欠けることになると、会社に残る労働者の方々の不満につながります。こうなると、また新たに会社からの退職を決意する方が現れる可能性があります。

 

そして、実際に新たな退職者が出てしまうと、会社に残る労働者の方々の負担はより一層増えてしまいます。このようなことから、退職の連鎖が起こり得るのです。

 

特に、普段から残業が多いなどの事情がある場合には、会社に残された労働者の方々の不満はより高まりやすいと考えられます。また、職場の雰囲気が悪い場合には、上司のいないところで労働者同士で話が進み、退職代行サービスを利用されることも考えられます。

 

このようなケースでは、2人、3人と労働者の方々がいきなり同時に退職してしまうこともあり得ます。これでは、会社に残る労働者の方々の負担が一気に増えてしまい、退職の連鎖が起こりやすくなります。

 

退職代行を使われた際に企業が取るべき対応

雇用保険

 

退職代行サービス業者からの連絡は、突如としてやって来ます。そのため、使用者側は冷静な判断や行動ができなくなってしまうかもしれません。

 

ここでは、労働者の方に退職代行サービスを使われた際に企業が取るべき対応について解説します。

 

事実関係の確認

 

まず、退職代行サービス業者から伝えられた労働者の本人に連絡を取り、事実確認を必ず行います。レアケースではありますが、何らかの事件やトラブルに巻き込まれていることも考えられるためです。

 

退職代行サービスを利用する労働者の方は、会社側と話し合いをする意欲はあまりないと考えられます。そして、若い世代の利用が多いことも踏まえ、彼らにとってコミュニケーションが取りやすいメールやLINEでコンタクトを試みるのが有効でしょう。

 

退職を決意した労働者の方と連絡を取ることができた場合、その理由を確認します。度重なるハラスメントで心身ともに追い詰められた結果、退職を決意したとすれば、退職の連鎖につながる心配があります。早めの対策が立てられるよう、退職を決意した理由を確認しましょう。

 

次に、退職代行サービス業者にも確認を行います。連絡してきた業者に対し、委任状等の提示を求め、労働者の方が本当に退職代行サービスを依頼したのかどうかを確認しましょう。

 

また、弁護士が行う退職代行業者なのか、一般の退職代行業者なのか、それとも退職代行ユニオンなのか確認します。

 

退職代行業者との交渉

 

退職代行サービス業者の種類によって、交渉できる範囲が変わってきます。

 

一般の退職代行業者の場合、労働者の方の退職の意思伝達だけができるにとどまります。退職にまつわる交渉等をするには、会社から労働者の方本人に連絡を取らなければなりません。

 

一方で、弁護士が行う退職代行業者や退職代行ユニオンの場合、退職代行業者を通じ、依頼した本人と交渉を行うことができます。一般的に、次の項目について交渉することができます。

 

  • (1) 退職日

  • (2) 未消化の有給休暇の消化方法

  • (3) 退職金

  • (4) 未払い賃金・残業代

  • (5) 退職の手続き

  • (6) ハラスメントに関する被害請求

 

ただし、「(6) ハラスメントに関する被害請求」については、退職代行ユニオンは交渉することはできません。

 

退職の手続き

 

労働者の方が退職すると、会社から退職関連の書類を届ける必要があります。また、労働者の方から会社に返却してもらうべきものを受け取ります。

 

主なものには次のようなものが挙げられます。

 

退職時に会社に返却してもらうもの
  • (1) 健康保険証

  • (2) 社員証やカードキー、社章など

  • (3) 名刺

  • (4) 通勤定期券

  • (5) 書類やデータ

  • (6) 制服

 

退職時に労働者に渡すもの
  • (1) 離職票

  • (2) 雇用保険被保険者証

  • (3) 年金手帳

  • (4) 源泉徴収票

 

これらも退職する本人と直接やり取りする方が良いでしょうが、本人がそれを望まない場合には退職代行サービス業者を経由して行うことになります。

 

退職代行を使われた際に迷いやすいその他の手続き

退職金

 

退職代行サービスを使われて、労働者の方が退職するケースで迷いやすい賃金の支払いや退職金、私物の受け渡しについて説明します。

 

まずは、賃金の支払いについてです。労働者の方が急に退職したとしても、会社は働いた分の賃金を支払う必要があります。労働基準法第23条1項では、次のように定められています。

 

使用者は、労働者の死亡又は退職の場合において、権利者の請求があった場合においては、7日以内に賃金を支払い、積立金、保証金、貯蓄金その他名称の如何を問わず、労働者の権利に属する金品を返還しなければならない。

 

つまり、会社の締め日とは関係なく支払いが発生するということです。あらかじめ、賃金の支払日や支払額について退職する本人に確認しましょう。なお、退職金については、あらかじめ就業規則等で定められた支払時期に支払えば問題ありません。

 

会社に退職する労働者の方の私物が残されている場合は、本人へ返却することになります。ただ、退職代行サービスを利用している方が、会社まで荷物を取りに来ることは考えにくいです。退職する労働者の方に、着払いで返却することを提案すると良いでしょう。

 

企業が日ごろから気をつけるべきこと

就業規則

 

退職代行サービスを労働者の方に使われてしまうと、それ以降本人と連絡が取れなくなることも考えられます。そして、退職についての会社側の手続きは、スムーズにいかないこともあります。

 

このような理由から、企業は労働者に退職代行サービスを使われることのないよう気をつける必要があります。最後に、企業が日頃から注意しておくべきことについてお伝えします。

 

退職を伝えやすい職場環境を作る

 

民法では、期間の定めのない雇用契約については、いつでも解約の申入れをすることができるとされています。そして、解約の申入れの日から2週間で終了することとなっていますので、会社の同意がなければ退職できないというものではありません。

 

このように、法律上は労働者の方が退職を伝えればその意思は尊重されることになっています。それにもかかわらず、退職代行サービスを利用して会社を辞めようとするのは、退職を伝えにくい職場の状況があると考えられます。

 

社内でのコミュニケーションを活発にするとともに、労働時間の適正管理や休暇取得も進めましょう。

 

社内のコミュニケーションを活発にする

 

退職代行サービスの利用者は増加しています。退職代行サービスを利用する理由として多いものには次のようなことがあります。

 

  • (1) 退職の意思を伝えたが、人手不足や上司の多忙等を理由に聞き入れてもらえない

  • (2) パワハラ等があり、相手の態度・言動が怖くて退職を言い出せない

  • (3) 執拗な引き止めや交渉に時間を取られたくない

 

労働者本人としては、退職の意思が固まっているにもかかわらず、会社側がそれを受け入れないという状況や、利用者側には「自分の意思が尊重されないのでは」との疑念があるようです。

 

また、気軽に相談できる人間関係が築かれていない会社において、退職代行サービスが使われたとの指摘もあります。これらのことから、社内のコミュニケーションを活発にし、何でも話し合える企業文化が求められます。

 

弁護士などを起用し事前に問題点を改善する

 

社内のコミュニケーションを活発にするのは決して簡単ではありません。

 

一般的に、部下が主役となり上司と1対1で面談を行う「1on1ミーティング」や、所属する上司とは別に先輩社員等が新入社員や若手社員をサポートする「メンター制度」などを取り入れることも有効とされています。また、会社によっては社内でのハラスメント対策を講じることが、退職代行サービスの利用を抑制することにつながるケースもあるでしょう。

 

そして、退職代行サービスを使われないようにするために、どのような対応が自社の状況に最も適しているか把握しなければなりません。

 

そのためには、さまざまな業界や会社の経営、そして法律を熟知した弁護士などを起用し、いま会社にある問題点を改善すると良いでしょう。そう改善することにより、退職代行サービスを使われないようにするためだけでなく、離職の予防や長時間労働の原因を把握できるなどの効果も期待できます。

 

まとめ

 

労働者の方に退職代行サービスを使われた場合でも、労働者には退職の自由があり、引き留めることはできません。さらに、会社から一人分の労働力が欠けてしまうことを意味し、会社に残る労働者の負担が増してしまいます。

 

労働者の方に退職代行サービスを使われないようにするには、あらかじめ労働者の方々が退職することを伝えやすい職場環境を作りあげることが大切です。

 

社内に潜んでいる問題を把握し、社内のコミュニケーションを活発にするには、さまざまな業界や会社の経営、法律を熟知した専門家を起用することが近道です。

 

たきざわ法律事務所では、フットワークが軽くいつでも気軽に相談できる顧問弁護士として、企業経営に深く携わってきました。労働者の方に退職代行サービスを使われた経営者様のサポートはもちろん、その防止策まで幅広く経営者様のサポートが可能です。

 

ぜひたきざわ法律事務所まで、お気軽にお問い合わせください。

 

 

 

 

この記事を書いた弁護士は…